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Rollen und Berechtigungen

Zweck

Diese Seite erklärt die Rollen der App und was jede Rolle sehen und tun darf: das Rollenregister im Hub, die daraus abgeleiteten Jira- und Confluence-Rechte, die RACI-Rollen an einzelnen Vorgängen und die Vertraulichkeits-Stufe.

Das Rollenregister (Hub → Rollen & Zuständigkeiten)

Die Seite Rollen & Zuständigkeiten ist für alle sichtbar; ändern können sie nur Jira-Administratoren (Hinweis für alle anderen: „Nur Jira-Administrator:innen können die Rollen ändern — hier sehen Sie, wer wofür zuständig ist."). Je Rolle gibt es Inhaber:innen und Vertretung; die Schaltfläche + Mich eintragen beschleunigt den Start, gespeichert wird über Alle Änderungen speichern.

Rolle	Pflicht?	Besonderheit
Oberste Leitung	Pflicht	—
Informationssicherheitsbeauftragte:r (ISB/CISO)	Pflicht (eine Person)	Muss vor der Installation benannt sein (Sprache, Projekttyp und Pflichtangaben)
ISMS-Team	Optional	Einzige Rolle, die auch Gruppen aufnehmen kann
Datenschutzbeauftragte:r (DSB)	Optional	—
Interne Audits	Optional	—
Notfall-/BCM-Beauftragte:r	Optional	—

Zusätzlich gibt es die Karte Geltungsbereich: Nutzergruppen — die Gruppen, für die das ISMS gilt; sie erhalten Leserechte auf den Dokumentenbereich. Zur Vertretung sagt die App: „Vertretungen werden bei Eskalationen immer mit benachrichtigt — Abwesenheit kann so keine Eskalation verschlucken."

Rollen & Zuständigkeiten: sechs Rollenkarten mit Inhaber:innen, Vertretung und Gruppen, Abzeichen „KERNROLLEN BESETZT“ — Rollen & Zuständigkeiten: Rollenkarten mit Inhaber:innen, Vertretung und Gruppen je Rolle, gespeichert über „Alle Änderungen speichern“.

Was aus dem Register abgeleitet wird

Beim Speichern (und bei der Installation) vergibt die App Rechte — immer nur ergänzend, nie entziehend:

Registerrolle	Jira-Projektrolle im Projekt „ISMS Home"	Confluence-Bereich „ISMS Home"
ISB (samt Vertretung)	Bearbeiter und Administrators	Lesen, Seiten erstellen, Bereich verwalten
ISMS-Team (samt Vertretung und Gruppen)	Bearbeiter	Lesen, Seiten erstellen
Oberste Leitung, DSB, Interne Audits, BCM (samt Vertretung)	Beobachter	Lesen (nur Inhaber:innen der Obersten Leitung)
Geltungsbereichs-Gruppen	Beobachter	Lesen

Nach dem Speichern zeigt die Karte Bereichsrechte (Confluence) das Ergebnis je Person („Rechte angewendet" / „war schon vorhanden"). Schlägt die automatische Vergabe fehl, zeigt die App eine Anleitung zum manuellen Nachziehen in den Bereichseinstellungen. Die Jira-Rechte lassen sich jederzeit über die Einrichtung erneut anwenden (Rollen besetzen und Go-Live-Checkliste).

Wer sieht was im Hub

Funktion	Alle Nutzer	Nur Jira-Administratoren
Dashboard, Explorer, Arbeitsbereiche, Berichte (ansehen), Automatisierungen (ansehen), Rollen & Zuständigkeiten (ansehen), Dokumentenlenkung	✔
Berichte erzeugen („Nur Jira-Administratoren können Berichte erzeugen."), Automatisierungen schalten/starten, Rollen ändern, Onboarding speichern		✔
Benachrichtigungen, Einrichtung & Konfiguration (Navigationseinträge für andere ausgeblendet)		✔

Die Dashboard-Ansichten richten sich nach dem Register: ISB und ISMS-Team sehen alle drei Reiter (Meine Ansicht, ISMS-Team, Oberste Leitung), die Oberste Leitung ihren Reiter und Meine Ansicht, alle übrigen nur Meine Ansicht. Wichtig: Das ist Zuschnitt, kein Schutz — alle Zahlen werden mit den Jira-Rechten der betrachtenden Person geladen; wer ein Projekt oder einen Vorgang nicht sehen darf, sieht ihn auch im Dashboard nicht.

Dashboard für Mitarbeitende ohne Registerrolle: nur die Ansicht „Meine Aufgaben“ mit den eigenen Vorgängen — Dashboard für Mitarbeitende ohne Registerrolle: statt der drei Reiter nur „Meine Aufgaben“ mit den eigenen Vorgängen und dem Link zur Dokumentenlenkung.

RACI-Rollen am einzelnen Vorgang

Verantwortlichkeiten am Vorgang sind RACI-basiert: Responsible ist die zugewiesene Person (Jira-Feld „Zugewiesene Person"); Accountable, Consulted und Informed sind die App-Felder 👤 Accountable (eine Person), 👤 Consulted und 👤 Informed (mehrere Personen) — die Feldnamen sind in beiden Sprachen identisch. Diese Rollen steuern die E-Mail-Benachrichtigungen (Benachrichtigungen (RACI) einrichten) und die Sichtbarkeit vertraulicher Vorgänge (unten).

Vertrauliche Vorgänge (Stufe „Vertraulich")

Jeder Vorgang im ISMS-Projekt lässt sich über das native Jira-Feld Sicherheitsstufe (Schloss-Symbol) auf die Stufe Vertraulich stellen. Ihn sehen dann nur noch:

die im Vorgang benannten RACI-Beteiligten (👤 Accountable, 👤 Consulted, 👤 Informed) und die zugewiesene Person,
der Projektleiter und die Projektrolle Administrators,
die App selbst (damit Automatisierungen und Berichte weiter funktionieren).

Rollen in der Dokumentenlenkung

Eigene Stufen, unabhängig vom Rollenregister: Einrichten und Runden steuern dürfen Seiten-Eigentümer und Bereichs-Administratoren; entscheiden (freigeben, ablehnen, Lesen bestätigen) darf nur die jeweils zugewiesene Person; Status und Zähler sieht, wer die Seite lesen darf; den namentlichen Personenstand sehen nur Eigentümer und Bereichs-Admins. Details: Dokumentenlenkung nutzen.