Administration und Pflege

Benachrichtigungen (RACI) einrichten

Zweck

Die App verschickt rollenbasierte E-Mails direkt aus Jira, wenn etwas Wichtiges passiert — bei bestimmten Statuswechseln und Warn-Feldwerten. Wer benachrichtigt wird, richtet sich nach den RACI-Rollen am jeweiligen Vorgang. Konfiguriert wird alles in der Ansicht RACI-Benachrichtigungen (Seitenleiste: Benachrichtigungen).

Wer darf das

Nur Jira-Administratoren — für alle anderen ist der Navigationseintrag ausgeblendet.

Die RACI-Rollen

R — Responsible (Bearbeiter): die zugewiesene Person.
A — Accountable, C — Consulted, I — Informed: die 👤-Felder am Vorgang (Rollen und Berechtigungen).

Schritte: Einrichten

Öffnen Sie in der Seitenleiste Benachrichtigungen.
Schalten Sie den Hauptschalter „Benachrichtigungen aktiv (Hauptschalter)" ein. Wichtig: Er steht standardmäßig auf AUS — solange gilt: „Hauptschalter ist AUS — es werden keine E-Mails versendet, unabhängig von den Regeln unten."
Prüfen Sie die Regeln (standardmäßig aktiv) und schalten Sie einzelne Regeln bei Bedarf ab.
Optional: Klicken Sie je Regel auf die Buchstaben R/A/C/I, um einzelne Empfängerrollen an- oder abzuschalten. Das ⓘ-Symbol erklärt Auslöser, Nachricht und Empfänger jeder Regel.

Die verfügbaren Benachrichtigungen

Auslöser	Betrifft	Art
Risiko-Szenario → ✅ Akzeptanz	Risiko-Szenario	Statuswechsel
Anforderung → 🟢 Fertig	Anforderung / Teil-Anforderung	Statuswechsel
Maßnahme → 🔵 In Eskalation	Maßnahme / Korrekturmaßnahme	Statuswechsel
Audit → ✅ Abgeschlossen	Audit	Statuswechsel
Asset → 🟢 Aktiv	Prozess / Lieferant / IKT-Asset / Infrastruktur	Statuswechsel
Nichtkonformität → ❌ Risiko erfasst	Haupt-/Nebenabweichung, Verbesserungspotenzial	Statuswechsel
🚦 IST-Risikokategorie wird 🟠 hoch / 🔴 sehr hoch	Risiko-Szenario	Feld-Warnung (R, A)
📊 Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung wird 🔴 nicht wirksam	Maßnahme / Korrekturmaßnahme	Feld-Warnung (R, A)

Überprüfungsstatus & Eskalation (eigene Karte oben im Reiter)

Die Erinnerungen und Eskalationen zum Review-Zyklus werden über die Karte Überprüfungsstatus & Eskalation gesteuert — mit eigenem Ein/Aus-Schalter (unabhängig vom Hauptschalter), Jetzt ausführen und ⚙ Konfigurieren. Der Dialog „Überprüfungsstatus konfigurieren" bietet drei Blöcke:

Statusstufen (Ampel): „🟡 Fällig ab [n] Tagen vor dem Stichtag" (Standard: 30); „🔴 Überfällig ab dem Stichtag (Tag 0) — fest vorgegeben".
Eskalations- und Benachrichtigungsstufen: je Stufe Schalter, Tageszahl, Zeitpunkt (Tage vorher / am Stichtag / Tage danach) und RACI-Empfänger; + Stufe hinzufügen ergänzt weitere. Standard: 30/14/7/3 Tage vorher an den Bearbeiter; am Stichtag sowie 3/7/30 Tage danach an Bearbeiter + Accountable. Jede Stufe feuert genau einmal, sobald ihr Zeitpunkt erreicht oder überschritten ist — als E-Mail an die gewählten Rollen, ohne Kommentar am Vorgang.
Wiederholung nach der letzten Stufe: „Danach alle [n] Tage weiter erinnern" (Standard: 30) mit RACI-Auswahl.

Schaltflächen: Speichern, Auf Standard zurücksetzen, Schließen. Fällige und überfällige Vorgänge wechseln zusätzlich in den Status 🔄 in Überprüfung; nach Abschluss einer Überprüfung setzt die App 📅 überprüft am und der Zyklus beginnt neu.

Typische Probleme

Keine Mail angekommen: Hauptschalter an? Regel aktiv? 👤-Felder befüllt? Steht die Person in einer höheren Rolle (dann nur eine Mail)?
Unabhängig davon kommentieren einzelne Automatisierungen direkt am Vorgang (z. B. Fälligkeitsüberwachung) — diese laufen über Automatisierungen verwalten.