Administration & Konfiguration

Lizenz, Datenhaltung und automatische Löschung

Diese Seite erklärt, was passiert, wenn das AnyLLM-Abonnement (Lizenz, Marketplace-Abrechnung) inaktiv ist, welche Kontroll- und Protokollfunktionen es gibt — und welche nicht —, wo die App ihre Daten speichert (Datenhaltung, Datenschutz, Aufbewahrung) und wie Daten gelöscht werden (Löschwege, wöchentliche Bereinigung geschlossener Konten, Deinstallation).

Zweck

AnyLLM ist als kostenpflichtige Marketplace-App angelegt. Der Abonnementstatus sperrt den Chat; das Datenmodell ist bewusst einfach: Alles liegt im Atlassian-Speicher der Installation, persönliche Daten gehören der jeweiligen Person, und geschlossene Konten werden automatisch bereinigt.

Berechtigung

Produkt-Administrator:innen (Jira- oder Confluence-Administration). Das Abonnement selbst verwalten Sie in der Atlassian-Administration unter Abrechnung, nicht in AnyLLM. Für die Datenhaltung ist nichts zu konfigurieren — die unten beschriebenen Löschwege sind eingebaut.

Lizenz und Abonnement

Was ein inaktives Abonnement sperrt — nur zwei Dinge:

neue Chat-Antworten (auf jeder Fläche: Chat, Schnellaktionen, Chat-Leiste, Aktualisieren des Dashboard-Gadgets),
das Ausführen von Vorschlagskarten mit ✓ Ausführen.

Was weiter funktioniert — Öffnen, Anpinnen, Abzweigen (Fork), Löschen und Archivieren bestehender Unterhaltungen, Memory, eigene Agents und Skills der Nutzer:innen sowie alle Einstellungsseiten einschließlich Verbindung testen, damit Sie die Konfiguration jederzeit einsehen und pflegen können.

Was Nutzer:innen sehen — drei Formulierungen, je nach Fläche:

Fläche	Meldung
Chat (Banner)	„Das AnyLLM-Abonnement dieser Site ist inaktiv — ein Administrator kann es in der Atlassian-Administration (Abrechnung) prüfen."
Confluence-Schnellaktionen	„Das AnyLLM-Abonnement dieser Site ist inaktiv — ein Administrator kann es in der Atlassian-Administration prüfen." mit einem Button Schließen
Server-Antworten (z. B. im Dashboard-Gadget)	"The AnyLLM subscription for this site is inactive — an admin can review it in Atlassian administration." (nur auf Englisch)

Die Chat-Leiste in Confluence zeigt keine Meldung — sie verschwindet einfach (ihr Status kann in einem Browser bis zu 10 Minuten brauchen, um sich zu aktualisieren, siehe Module).

der Chat mit dem Banner zum inaktiven Abonnement über dem Eingabefeld — Chat mit dem Hinweis, dass das AnyLLM-Abonnement der Site inaktiv ist; das Senden ist blockiert, bis ein Administrator die Abrechnung geprüft hat.

Abonnement verwalten — in der Atlassian-Administration unter Abrechnung. Installationen ohne Lizenzinformation (z. B. Test- oder Entwicklungsumgebungen) werden nicht gesperrt.

Kontroll- und Protokollfunktionen

Eine ehrliche Aufstellung, damit Sie nicht mehr erwarten, als es gibt:

Frage	Antwort
Gibt es eine Verbrauchsübersicht?	Ja — Nutzung: site-weit, nach Modell, aktueller Monat und Vormonat (Nutzungsstatistik, Import/Export und Sicherung)
Kann ich sehen, wer wie viel nutzt?	Nein. Nirgends wird etwas Personenbezogenes angezeigt. (Die App führt in ihrem Speicher einen monatlichen Token-Zähler pro Person, den niemand in der Oberfläche einsehen kann — er wird mit dem Konto gelöscht.)
Kann ich Chat-Inhalte einsehen oder exportieren?	Nein. Unterhaltungen sind nur für die jeweilige Person sichtbar
Gibt es ein Protokoll der Schreibaktionen?	Nicht in der App. Über Vorschlagskarten erzeugte Vorgänge, Kommentare und Seiten erscheinen in der normalen Historie von Jira und Confluence, mit der ausführenden Person als Urheber:in
Kann ich Chats zentral löschen?	Nein. Löschen liegt bei der jeweiligen Person; die Deinstallation der App entfernt alle Daten
Wie erfahre ich von Fehlern?	Über Rückmeldungen der Nutzer:innen und die technische Protokollierung der Atlassian-Plattform; die App maskiert API-Keys in ihren Protokollmeldungen und protokolliert keine Unterhaltungen (nur ein kurzer Auszug einer fehlerhaften KI-Antwort kann zur Diagnose erscheinen)
Wo sehe ich, wohin Daten fließen dürfen?	Unter Endpoint-Freigaben — die Liste ist vollständig: Ohne Eintrag dort erreicht die App keine externe Adresse (Endpoint-Freigaben verwalten)
Kann ich verhindern, dass Jira-/Confluence-Inhalte an die KI gehen?	AI-Zugriff auf Jira & Confluence auf Aus stellen (Allgemeine Einstellungen); die eigenen Chat-Eingaben der Nutzer:innen gehen weiterhin an den KI-Dienst

Datenhaltung

Alle Daten der App — Konfiguration, Verläufe, Memory, Präferenzen, Agents, Vorlagen, Nutzungszähler — liegen ausschließlich im Atlassian-Speicher dieser Installation (Jira und Confluence teilen ihn). Es gibt keinen Server des Herstellers, auf dem Kopien lägen.
API-Keys liegen verschlüsselt im Atlassian-Secret-Store, einer pro Verbindung (plus einer für den Such-Dienst); sie sind nur für das App-Backend lesbar und lassen sich ersetzen oder löschen, nie auslesen.
Alles Persönliche — Verläufe (höchstens 50 pro Person), Memory, gemerkte Chat-Einstellungen, eigene Agents und Skills — ist pro Person gespeichert und in Jira und Confluence dasselbe.
Temporäre Chats werden nie gespeichert.
Die Antwort eines Dashboard-Gadgets wird beim Gadget gespeichert, nicht im Verlauf einer Person, und ist für alle sichtbar, die das Dashboard sehen können.

Für Audit-, Aufbewahrungs- und Datenschutzunterlagen über dieses Handbuch hinaus fragen Sie beim Hersteller maplee nach der Betriebs- und Datenschutzdokumentation.

Drei Löschwege

Keiner davon muss eingerichtet werden.

Weg	Was passiert
Nutzer:innen löschen selbst	Jede Person kann ihre eigenen Unterhaltungen jederzeit im Chat löschen (optional vorher nach Confluence archivieren — Verläufe verwalten), ihr Memory leeren und ihre eigenen Agents und Skills löschen. Je Person werden höchstens 50 Unterhaltungen behalten; darüber hinaus weichen die ältesten nicht angepinnten automatisch.
Ein Atlassian-Konto wird geschlossen	Ein wöchentlicher automatischer Lauf meldet Atlassian, für welche Konten die App Daten hält, und löscht die Daten der als geschlossen gemeldeten Konten vollständig: Verläufe, Memory, Präferenzen, den Stundenzähler, eigene Agents und Skills, die monatlichen Nutzungszähler der Person sowie Agents, die die Person mit der Site geteilt hatte. Der Lauf ist Teil der App, lässt sich nicht abschalten, hat keine Einstellungsseite und erzeugt keine Meldungen in der Oberfläche; er läuft auch bei inaktivem Abonnement.
Die App wird deinstalliert	Atlassian löscht den gesamten App-Speicher der Installation — beide Produkte, alle Daten, einschließlich der API-Keys. (AnyLLM wird in Jira installiert; Confluence wird derselben Installation hinzugefügt — eine reine Confluence-Installation ist nicht möglich.)

Was nicht kontogebunden ist und daher nicht mit einem Konto gelöscht wird:

die gespeicherten Antworten von Dashboard-Gadgets (ersetzt nur durch das nächste ↻ Aktualisieren),
die anonymen site-weiten Nutzungssummen auf Nutzung.