ISMS im Betrieb

Dokumentenlenkung nutzen

Zweck

Gelenkte Dokumente sind ein Kernstück jedes ISMS: Eine Richtlinie gilt erst, wenn sie freigegeben ist — und sie wirkt erst, wenn die Betroffenen sie gelesen haben. Die Dokumentenlenkung bildet genau das direkt an der Confluence-Seite ab: Freigabe (Genehmigung durch festgelegte Personen/Gruppen) und Lesebestätigung, je Seite einzeln oder gemeinsam aktivierbar, mit revisionssicherem Protokoll.

Wo Sie damit arbeiten

Ort	Was Sie dort tun
Unter dem Seitentitel jeder Seite im ISMS-Bereich	Der Eintrag „Dokumentenlenkung · Document control" zeigt Ihren eigenen Stand, z. B. „✍️ Ihre Freigabe ist gefragt", „📖 Lesebestätigung offen" oder „✅ Freigegeben (v5)". Ein Klick öffnet den Dialog.
ISMS-Hub → Dokumentenlenkung	Drei Reiter: Übersicht (Kennzahlen: Gelenkte Seiten, Offene Freigaben, Offene Bestätigungen, Bestätigungsquote), Jira-Vorgänge und Meine Aufgaben.
ISMS-Hub → Einrichtung & Konfiguration	Der standortweite Schalter für die Benachrichtigungen (nur Jira-Administratoren, siehe unten).

Dokumentenlenkung, Reiter „Übersicht“: Kennzahlen zu gelenkten Seiten, Freigaben, Bestätigungen und Liste der Seiten — Dokumentenlenkung: Reiter „Übersicht“ mit Kennzahlen und Liste der gelenkten Seiten im Bereich „ISMS Home“.

Wer was darf

Aufgabe	Wer
Lenkung einrichten, Runden starten und zurückziehen	Seiten-Eigentümer oder Bereichs-Administrator
Freigeben, ablehnen, Lesen bestätigen	nur die zugewiesene Person selbst
Status und Fortschritt sehen	jeder, der die Seite lesen darf
Namentlichen Personenstand sehen (Personenstand anzeigen)	nur Eigentümer und Bereichs-Administratoren

Lenkung einrichten (Eigentümer/Bereichs-Admin)

Öffnen Sie die Seite und klicken Sie unter dem Titel auf Dokumentenlenkung · Document control. Der Dialog hat für Sie die Reiter Status, Einstellungen und Protokoll.
Aktivieren Sie im Reiter Einstellungen die gewünschten Bausteine: Freigabe (Genehmigung) und/oder Lesebestätigung (je Abschnitt der Schalter Aktiv).
Wählen Sie unter Personen & Gruppen die Beteiligten (Suchfeld „Namen oder Gruppen suchen…"). Gruppen werden beim Rundenstart aufgelöst (Momentaufnahme) — spätere Gruppenänderungen wirken ab der nächsten Runde. Atlassian-Teams sind nicht wählbar; nutzen Sie die dem Team zugrunde liegende Gruppe.
Nur Freigabe: Wählen Sie die Freigaberegel — Eine Freigabe genügt, Alle müssen freigeben oder Mehrheit (mehr als 50 %); der Dialog rechnet vor: „Bei 5 Freigebenden: 3 Freigabe(n) nötig."
Optional: Frist (Tage, 0 = keine) und Erinnerung alle (Tage, 0 = aus) setzen; bei kombinierter Lenkung steuert Lesebestätigung erst nach erteilter Freigabe starten (Standard: an), dass immer die freigegebene Fassung bestätigt wird.
Legen Sie das Verhalten Bei neuer Seitenversion fest: Nachfragen (Standard, empfohlen), Immer oder Nie.
Optional: Erreichbarkeit prüfen zeigt vor dem Start, wie viele Empfänger keine E-Mail erhalten würden (kein Jira-Zugang).
Klicken Sie auf Speichern — oder Speichern & Runde starten, um sofort zu beginnen. Runden steuern Sie später über Neue Runde starten und Runde zurückziehen.

Freigeben oder Lesen bestätigen (alle Beteiligten)

Öffnen Sie die Seite (Link aus der E-Mail oder aus Meine Aufgaben) und klicken Sie unter dem Titel auf den Eintrag der Dokumentenlenkung.
Freigebende: Im Abschnitt „Ihre Freigabe ist gefragt" optional einen Kommentar erfassen („Kommentar (optional, bei Ablehnung empfohlen)") und auf ✓ Freigeben oder ✕ Ablehnen klicken.
Lesebestätigung: Das Kontrollkästchen „Ich habe dieses Dokument gelesen und verstanden." anhaken und auf Jetzt bestätigen klicken.

Ergebnis: Ihre Entscheidung wird sofort mit Name, Zeitpunkt und Dokumentversion protokolliert („Sie haben diese Version freigegeben/bestätigt."). Das vollständige Protokoll sehen Eigentümer im Reiter Protokoll; Einträge werden nie verändert oder gelöscht.

Dokumentenlenkung, Reiter „Meine Aufgaben (1)“: Freigabe „Informationssicherheitsleitlinie“, Version v4, fällig 20.08.2026 — Dokumentenlenkung, Reiter „Meine Aufgaben“: offene Freigaben und Lesebestätigungen der angemeldeten Person, jeweils mit „Seite öffnen“.

Neue Seitenversion

Einstellung	Verhalten
Nachfragen (Standard)	Der Eigentümer entscheidet je Version im Dialog: Ja, erneut erforderlich (Runden starten neu) oder Nein, redaktionelle Änderung (nur Protokolleintrag, geltende Version wird hochgezogen). Bis zur Entscheidung zeigt die Übersicht den Stand veraltet.
Immer	Jede neue Version startet die Runden automatisch neu.
Nie	Neue Versionen gelten grundsätzlich als redaktionell — es wird nur protokolliert.

Wird eine gelenkte Seite gelöscht oder in den Papierkorb verschoben, wird die Lenkung stillgelegt und offene Runden werden geschlossen — das Protokoll bleibt vollständig erhalten.

Benachrichtigungen und Jira-Nachweise

Beteiligte erhalten je Runde eine persönliche E-Mail über Jira — mit Anleitung und Link auf die Seite. Entschieden wird immer auf der Seite selbst; die E-Mail enthält bewusst keine Entscheidungs-Schaltflächen.
Plattformgrenze: Die E-Mail erreicht nur Konten mit Zugriff auf das ISMS-Projekt (Jira-Lizenz). Reine Confluence-Nutzer erhalten keine E-Mail — sie sehen ihre Aufgabe unter dem Seitentitel und in Meine Aufgaben. Der Personenstand zeigt je Person den Zustellstatus (Zugestellt / Keine E-Mail / Fehlgeschlagen).
Erinnerungen laufen täglich im eingestellten Abstand; überfällige Runden werden einmalig an den Seiten-Eigentümer eskaliert.
Je gelenktem Dokument führt die App einen Jira-Sammelvorgang (Typ Dokument) und je Runde eine Unteraufgabe (Typ Lenkungsrunde, z. B. „Freigabe · Informationssicherheitsleitlinie · v3") als revisionssicheren Nachweis — bitte nicht löschen. Der Reiter Jira-Vorgänge zeigt beide; maßgeblich sind die Angaben der Dokumentenlenkung, der Jira-Status ist nur ergänzend.
Der standortweite Schalter sitzt in der Einrichtung (Karte Dokumentenlenkung — Benachrichtigungen, Schalter „Benachrichtigungen senden (Erwähnungen + Freigabe-Mails)"; Standard: an). Ist er aus, funktioniert alles weiter — Aufgaben erscheinen dann nur in Confluence.

Karte „Dokumentenlenkung — Benachrichtigungen“ (INAKTIV) mit ausgeschaltetem Schalter „Benachrichtigungen senden“ — Einrichtung & Konfiguration: Karte „Dokumentenlenkung — Benachrichtigungen“ mit dem standortweiten Schalter „Benachrichtigungen senden (Erwähnungen + Freigabe-Mails)“, hier ausgeschaltet.

Lizenz

Lesen bleibt immer möglich. Ohne gültige Lizenz zeigt der Dialog: „Für die Dokumentenlenkung ist keine gültige Lizenz aktiv. Bestehende Angaben bleiben sichtbar, Änderungen und neue Freigabe-/Bestätigungsrunden sind gesperrt."