ISMS im Betrieb

Audits und Abweichungen bearbeiten

Zweck

Auditprogramm sowie Erfassung und Behebung von Abweichungen aus internen und externen Audits. Arbeitsorte im Hub: die Arbeitsbereiche Auditmanagement (mit Auditkalender) und Abweichungsmanagement.

Wer macht das

Interne Audits und ISB (Projektrolle Bearbeiter); die Behebung übernehmen die zugewiesenen Personen der Maßnahmen.

Ein Audit durchführen

+ Neues ISMS-Item → Typ Audit. Pflegen Sie die Auditfelder: 📅 Audit von / bis, 👤 leitender Auditor sowie die Normbezüge (🔒 ISO 27001 Normkapitel, 🔐 ISO 27001 Anhang A).
Führen Sie die Auditakte durch den Workflow: 📝 Entwurf → ✏️ in Vorbereitung → 🔍 In Auditierung → 📄 Bericht in Erstellung → ✅ Abgeschlossen.
Erfassen Sie während der Auditierung jede Feststellung als eigenen Vorgang: Hauptabweichung, Nebenabweichung oder Verbesserungspotenzial — mit 👤 festgestellt von und 📅 festgestellt am.
Verknüpfen Sie jede Feststellung über festgestellt in mit der Auditakte (Abweichung → Audit).

Ergebnis: Der Abschluss des Audits (✅ Abgeschlossen) löst bei aktivierter Regel eine RACI-Benachrichtigung aus. Der Auditkalender im Arbeitsbereich zeigt die geplanten Audits.

Arbeitsbereich Auditmanagement: Auditkalender Q3 2026 in der Quartalsansicht mit geplanten internen Audits je Kalenderwoche — Auditmanagement: Auditkalender in der Ansicht „Kalender“ mit Zeitraum „Quartal“ (Q3 2026) und geplanten Audits als Einträge in den Kalenderwochen.

Auditmanagement, Reiter „Matrix“: ISO-27001-Normkapitel in Zeilen, geplante Audits mit Terminen in Spalten — Auditmanagement: Reiter „Matrix“ mit der Abdeckung der ISO-27001-Normkapitel (7/7 abgedeckt) durch die geplanten Audits.

Abweichungen behandeln

Führen Sie die Abweichung durch den Workflow: ✏️ in Erfassung → 🔵 in Arbeit → 🔄 in Überprüfung → ✅ behoben.
Legen Sie zur Behebung eine Korrekturmaßnahme an und verknüpfen Sie sie mit der Abweichung (Maßnahmen umsetzen und prüfen).
Führt eine Abweichung zu einem eigenständigen Risiko, überführen Sie sie über 🔥 in Risikobewertung nach ❌ Risiko erfasst und legen ein Risiko-Szenario an (Assets und Risiken managen).

Arbeitsbereich „Abweichungsmanagement“ mit Reitern „Offen (6)“, „In Analyse (4)“, „Überfällig (2)“ und Abweichungstabelle — Abweichungsmanagement: Haupt- und Nebenabweichungen sowie Verbesserungspotenziale mit Status, Typ, Zuständigen und Fälligkeit bis zum Abschluss.

Was automatisch passiert

Fristüberwachung für Nichtkonformitäten (täglich): erinnert vor Ablauf der Frist — 30 Tage vorher bei Haupt- und Nebenabweichungen, 14 Tage vorher bei Verbesserungspotenzialen.
Status-Sync von Maßnahme: Erreicht eine verknüpfte Maßnahme 🟢 Implementiert, wechseln die Abweichung und verbundene Risiken automatisch auf 🔄 in Überprüfung — Sie prüfen dann und schließen mit ✅ behoben ab.
Der Wechsel auf ❌ Risiko erfasst löst bei aktivierter Regel eine RACI-Benachrichtigung aus.

Prüfen

Das Dashboard zeigt die Kachel Abweichungen & Audits; überfällige Abweichungen stehen in Nächste Schritte.
Für die Managementbewertung erzeugt das Management Review die Auditergebnisse samt Feststellungen automatisch (Berichte erzeugen).